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Guia de viaje definitiva para viajeros de negocio

Guía de viaje definitiva para viajeros de negocio

Los viajes de negocio son una actividad muy frecuente en el mundo y requiere de una gran inversión de dinero y tiempo. La mejor forma de ahorrar es realizando una guía de viaje, la cual garantiza el orden y control de tus actividades comerciales. Si eres un hombre o mujer de negocios y comienzas a tener una rutina de viajes frecuente, debes comenzar a seguir las instrucciones que te daremos a continuación.

 

Ten en cuenta que esta actividad puede generar muchos conflictos personales, ya que pasas el mayor tiempo de tu vida fuera de casa. En este sentido es importante optimizar el tiempo para poder cumplir tus metas de negocios, personales y familiares. ¿Quieres saber más para tener una guía de viaje? ¡Empecemos!
 
 

¿Para qué sirve una guía de viaje?

 

Una guía de viaje sirve para optimizar tiempo, el cual puedes invertir en otras actividades fuera de la negociación. Tales como: recorrer la ciudad, conocer la cultura del lugar, realizar compras para tu familia y amigos, incluso podrías generar nuevos contactos de negocio para otros proyectos. Lo importante en estos viajes es que puedas estar cómodo, que los objetivos se cumplan y que todo sea un verdadero éxito.

 

Para el viajero de negocios esto es habitual. Pero a pesar de eso una lista de chequeo o guía de viaje con el paso a paso de lo que va a hacer, es obligatoria si deseas lograr una buena optimización de los recursos. Busca siempre optimizar el tiempo ubicando todo a la mano.

 

No permitas que terceros dañen tu planificación. Siempre debes estar atento a cualquier anomalía durante la actividad y pensar por adelantado. Por eso te recomiendo que tengas varias opciones disponibles y a la mano, en caso de que una falle o no llegue a tiempo. Es mejor estar prevenido y responder rápidamente ante las eventualidades, que quedarte parado sin saber qué hacer.

Podrás tener la experiencia realizando viajes de negocio, pero recuerda: ningún momento es igual a otro, no todas las reacciones son iguales, ni mucho menos dan los mismos resultados. Siempre

 

debes estar preparado y no dejes para última hora nada de lo que te pueda causar serios problemas, como, por ejemplo: perder la negociación. Por tal motivo, una guía de viaje siempre es necesaria.
 
 

La mejor guía de viaje de tu vida

 

Todo parte de una buena planificación antes de comenzar la aventura. Lo primero que debes tener en cuenta son las variables o datos que te permitan tener una visión general de las actividades que vayas a realizar. Lo mejor es un formato tipo lista, que contenga los puntos bien claros, con horarios, fechas y actividades que puedas ir chequeando una vez se hayan culminado.

 

Te presento a continuación una serie de datos o elementos a considerar para que tus futuros viajes de negocio no sean una tortura:
 

  • Debes contemplar las condiciones de la aerolínea y el horario de salida. Este es muy importante tenerlo en cuenta para que no pierdas el vuelo.
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  • Utiliza el sistema Web Check in de tu aerolínea. Este proceso virtual te ahorra un buen tiempo, el cual puedes invertir en otras actividades. A la hora de retornar haz exactamente lo mismo.
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  • Viajar ligero de equipaje te permite optimizar el tiempo que pierdes en la sala de espera de equipajes. Este proceso es muy lento y quita oportunidades valiosas. Siempre debes tener esto presente.
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  • Chequea constantemente el cómo estará el clima. Recuerda que debes prevenir cualquier eventualidad y evitar que un día de lluvia o tormenta dañe tus planes. Este factor es clave para poder realizar tus actividades exitosamente.
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  • Reserva el hotel en donde te hospedaras. Debes realizar la reservación con días de anticipación y contar con al menos uno o dos opciones más en caso de que el hotel principal no haya realizado la reservación y no tenga disponibilidad. Esto es muy común.
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  • Ubica un mapa de las opciones hoteleras en donde te podrás hospedar. Conoce qué espacios tienes alrededor para así no perder tiempo mientras busca algún lugar en específico.
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  • Ubica un lugar para rentar autos o una buena línea de transporte privada que te sirva de traslados desde el aeropuerto – hotel – aeropuerto. Esto con el fin de ahorrar tiempo en la búsqueda de uno cuando llegas al aeropuerto. Su ubicación previa te puede optimizar mucho el tiempo.
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  • Debes tener claro dónde se harán las reuniones y ubicar un hotel que se encuentre cerca de estos lugares. Así podrás trasladarte caminando; ahorrando dinero, tiempo y esfuerzo. Recuerda que el tráfico y congestionamiento vial es muy común en todas partes del mundo.
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  • A la hora de retornar desde el hotel al aeropuerto, ubica los servicios de transporte para que te lleve a tiempo. Algunos hoteles en Bogotá te ofrecen este servicio pero puedes optar por dos opciones más en caso de que el primero falle.

 

Estas recomendaciones pueden variar dependiendo del destino, aerolínea, empresa de transporte terrestre, condiciones climáticas, entre otras. Lo importante que debes hacer es contar con tu guía de viaje, la cual es la única garantía de que no dejes nada por fuera y todo se concrete.
 
 

¿Cómo tener un exitoso itinerario con la guía viaje?

 

El éxito de un itinerario de viaje dependerá directamente de tu nivel de organización. No hay un libro escrito que pueda decirte si tendrás éxito o no en tu viaje, pero sí puedes controlar o administrar mejor tú tiempo en cada punto. Una de las mejores formas para lograr el éxito es: tener más de un plan a la mano.

 

La planificación se basa en una serie de puntos que te permiten tener una guía a la hora de realizar una actividad. Esta guía está compuesta por varios atributos, entre los que destacan: actividad, fechas, horarios, factores internos, factores externos, Check. En este último renglón se hace el señalamiento positivo del desarrollo exitoso de la actividad.

 

Hay un factor importantísimo a tener en cuenta a la hora de realizar una guía de viaje. Se trata de que la persona conozca todas las actividades que giran en torno a la negociación, es decir, debe estar al tanto de cada uno de los detalles que hay para que el negocio se concrete. Esto es fundamental para poder crear el itinerario, ya que esta debe contemplar todas las tareas que se van a realizar.

 

Hablemos un poco de esta lista (Guía de viaje), sus atributos y lo que debe contener cada registro. Haremos más énfasis en los factores internos y externos que pudieran ocurrir en contra de la actividad central:

 

Tarea o actividad: en este renglón se debe colocar el nombre de la actividad a realizarse. En caso de ser una macro tarea o actividad, se recomienda desglosarla por sub-actividad. Esto permitirá un mejor control de la lista, permitiendo así el desarrollo exitoso del viaje de negocios.

 

Fecha: es muy simple, solo se colocan las fechas cuando se vayan a realizar las actividades o tareas. Este punto es transversal, ya que contienen los momentos exactos de cuándo se realizarán las tareas. Haz todo lo posible para que estas fechas estén 100% definidas y no tener que realizar un proceso extra. Durante la planificación del viaje debes estar atento a esos datos.

 

Horario: los horarios son tan importantes como las fechas. No suelen ser exactos en su mayoría y es por eso que deben manejar horarios flexibles y con holgura entre actividades. Para esto es la planeación del viaje .

 

Factores internos: estos factores son los que puedes controlar. En caso de que una tarea o actividad no se dé ¿qué puedes hacer? A este punto se le conoce como el plan alfabético (A, B, C, D, ….). Los factores internos del viaje que pueden ocurrir y su posible solución:
 

  • El transporte no llega a tiempo – Debes tener dos opciones más bajo la manga.
  • Se dañó tu laptop con toda la información que tenías – maneja un disco de respaldo remoto en la nube o portátil (disco duro).
  • El hotel principal no tomó tu reservación o se encuentra lleno – dirígete hacia las otras dos opciones hoteleras más cercanas a la zona.

 

Factores externos: estos factores no son controlables o predecibles por ti, pero es importante que tengas una solución alterna a estos problemas durante un viaje. Dichos factores externos pueden ser:
 

  • Suspensión de los vuelos.
  • Clima descontrolado en la zona.
  • Que seas víctima de robo, hurto o pérdida de equipaje o material importante.
  • Padecer alguna enfermedad que no te permita desarrollar la actividad.
  • Que el cliente cancele o aplace una reunión.

 

Estos factores pueden ser levemente solucionados. Lo importante es tenerlos siempre presentes, pensar qué hacer rápidamente si llegasen a ocurrir. Recuerda siempre tener claro el objetivo y debes luchar para lograrlo. Una guía de viaje te ayuda a organizarte, pero todo depende de ti, del grado de profesionalismo con el que cuentas y de la capacidad para la toma de decisiones acertadas.
 
 

El éxito depende de la planeación del viaje de negocios

 

Cuando realizamos todo con planificación y ordenadamente, el éxito puede estar asegurado en un viaje de negocios. Para las empresas enviar a un emisario encargado de cerrar un trato es de vital importancia. Su éxito o fracaso dependerá de las herramientas, técnicas y mecanismos acordados, previos a la negociación.

 

Estas reuniones deben realizarse con el fin de llegar a acuerdos puntuales, saber que hacer antes y durante un factor interno o externo, que pudiera afectar el curso de la negociación. Para esto, las empresas cuentan con equipos multidisciplinarios capaces de plantear soluciones ante las eventualidades en los viajes de negocios.

 

Si tu empresa no cuenta con este equipo, te recomiendo que lo hagas saber. Durante un viaje de negocios, la responsabilidad no recae sobre una persona, debe ser sobre un equipo encargado de planificar correctamente cada detalle del viaje. Por tu parte, como negociador, puedes realizar tu propio itinerario con el fin de llevar un control del perfecto desarrollo de las actividades.

 

Los involucrados en la negociación deben tener la capacidad para resolver problemas difíciles. La toma de decisiones y el liderazgo salen a relucir ante este tipo de acciones. Lo que se debe tener es una visión de 360º sobre todo lo que gira en torno al plan. Si algo se escapa a la vista, el negocio se cae.
 

Si algo falla, todo falla

 

No es cuestión de azar o presentimientos, es planificar, controlar, administrar, gestionar y verificar que cada tarea se cumpla al pie de la lista. Si algo falla, todo en la guía de viaje falla. Si no se cuenta con más de una opción, las probabilidades de éxito serán muy bajas. Los problemas están al orden del día, pero su pronta solución dependerá de si fueron previstas o no en la planificación del viaje.
 
¿Qué pasa si se realizó todo lo indicado en la guía de viaje, se planificó correctamente y aun así el éxito de la negociación no se alcanzó? Es donde entra la revisión, el control y el seguimiento. Un punto importante que debe existir transversalmente. Es decir, debe estar presente en cada proceso de la guía de viaje. Si no se cuenta con un control y seguimiento, las actividades pudieran dejarse de cumplir, activando una falla inminente en el sistema.
 
Es por eso que los del viaje de negocios no los puede realizar una sola persona, sería llevar al fracaso la negociación. El equipo de trabajo debe estar en constante comunicación con el negociador principal de la empresa, con el fin de ayudarlo conocer qué factores están entrando en juego actualmente y cuales no. Es una tarea muy nutritiva para todos.
 

Herramientas para diversos dispositivos electrónicos

 
Para culminar, debemos destacar que existen varias herramientas tecnológicas que sirven para hacer más cómoda la elaboración de los itinerarios de viaje. Este tipo de software puede ser instalado en el ordenador, la portátil, tablet o dispositivo móvil. Es de fácil uso, acceso y no se requiere ser un profesional en tecnología. Solo debes tener claras las variables que permitirán construir una guía de viaje ideal para tener éxito en las negociaciones.
 
Estas aplicaciones pueden ser descargadas gratuitamente o puedes optar por un servicio Premium que posee más opciones a la hora de diseñar un itinerario de vuelos de negocios. Lo importante es que pueda tener acceso a ellos y facilitar un poco más tu viaje de negocios.
 
También te recomendamos conocer 5 Herramientas para viajeros de negocio que pueden ser usadas desde tu celular con aplicaciones y asistentes de voz. Esta tecnología se encuentra actualmente como tendencia en el mundo, gracias a sus bondades. En resumen, la guía de viaje es una herramienta muy importante para que tus viajes de negocio siempre sean exitosos.
 
 

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